Qué es exactamente una notaría

Una notaría no es una oficina pública ni un estudio jurídico. Es un órgano auxiliar de la Función Judicial: el notario es un profesional del derecho, nombrado por concurso público de méritos y oposición, que ejerce por su cuenta y riesgo una función que el Estado le delega. Esa función es la fe pública, y la define la Ley Notarial: dar constancia de hechos y autorizar actos y contratos de manera que valgan frente a cualquier tercero y frente al Estado, sin que nadie tenga que probarlos otra vez.

La diferencia práctica es esta: un contrato firmado entre dos partes obliga a esas dos partes. El mismo contrato elevado a escritura pública obliga además al resto del mundo a reconocerlo, y sirve de título para inscribirlo, cobrarlo o defenderlo. Por eso la ley exige escritura pública para transferir un inmueble, constituir una hipoteca o dar un poder general, y por eso ningún trámite de vivienda avanza sin pasar por una notaría.

Por qué las notarías tienen número

«Notaría 8», «notaría cuadragésima séptima»: el número no es un nombre comercial, es la identidad legal de la oficina. El Consejo de la Judicatura crea cada notaría dentro de un cantón determinado y le asigna un número correlativo; el notario titular cambia con los concursos, pero la notaría y su número permanecen, y con ellos el archivo de todo lo que se otorgó ahí. Por eso una copia de una escritura de 1998 se pide en la misma notaría que la autorizó, aunque el notario de entonces ya no esté.

La consecuencia es que el número solo tiene sentido junto al cantón: la notaría 5 de Quito y la notaría 5 de Guayaquil son oficinas distintas y sin relación entre sí. Buscar «notaría 5» sin la ciudad devuelve, previsiblemente, la de otra provincia. Y el número de notarías por cantón depende de su población: Quito y Guayaquil tienen decenas, un cantón pequeño puede tener una sola.

Qué se resuelve en una notaría y ya no en un juzgado

Las sucesivas reformas a la Ley Notarial trasladaron al notario un grupo de asuntos que no tienen controversia: si las partes están de acuerdo, no hace falta un juez. Es la razón por la que hoy se firma en notaría lo que hace veinte años tomaba meses de juicio.

  • Divorcio por mutuo consentimiento cuando no hay hijos menores de edad ni bajo dependencia; con hijos dependientes sigue siendo competencia judicial.
  • Constitución y terminación de la unión de hecho, que produce los mismos derechos y obligaciones patrimoniales que el matrimonio.
  • Posesión efectiva de bienes hereditarios e inventarios, cuando todos los herederos están de acuerdo.
  • Escrituras de compraventa, donación, hipoteca, promesa de compraventa y declaratoria de propiedad horizontal.
  • Poderes generales y especiales, y su revocatoria.
  • Declaraciones juramentadas, reconocimiento de firmas y copias certificadas.
  • Actas notariales que dejan constancia de un hecho: una entrega, una negativa, el estado de un bien, el contenido de una página web.

De dónde sale lo que se paga

El notario no fija sus precios. El Consejo de la Judicatura aprueba y publica una tabla de tarifas notariales con un valor por cada acto, y en los actos de cuantía —una compraventa, una hipoteca— la tarifa se calcula sobre el valor del contrato, no como un porcentaje libre. La tabla se actualiza por resolución del Pleno, así que cualquier cifra que aparezca en un artículo sin fecha de resolución está probablemente vencida.

Para una empresa esto tiene una lectura de costos concreta: en una operación con varias escrituras —la compra del inmueble, la hipoteca, los poderes de los apoderados— los aranceles de cuantía dominan el presupuesto y se pueden estimar con anticipación a partir del valor del contrato. Los rubros fijos, en cambio, se controlan pidiendo solo las copias certificadas que realmente se van a usar.

Qué llevar para que el trámite no se caiga

  1. Cédula de identidad y certificado de votación vigentes de cada compareciente, en original. Para extranjeros, pasaporte y el documento migratorio que corresponda.
  2. Si comparece una empresa, el nombramiento del representante legal inscrito y vigente, más el RUC; si comparece por poder, la copia certificada del poder con la razón de que no ha sido revocado.
  3. Los documentos habilitantes del acto: para una compraventa, el certificado de gravámenes del registro de la propiedad, el certificado de avalúos y catastros y el comprobante del predial al día.
  4. La minuta, es decir, el texto del contrato redactado y firmado por un abogado. La notaría autoriza y da fe; no redacta el contrato por usted.
  5. Los pagos previos que exija el acto —impuestos municipales de alcabala y plusvalía en una transferencia— porque sin ellos el registro de la propiedad no inscribe la escritura después.
  6. Reserve el turno: muchas notarías atienden con cita previa y los actos con varios comparecientes requieren coordinar la firma de todos el mismo día.

La firma en la notaría no es el final. Las escrituras que transfieren o gravan inmuebles solo producen efecto frente a terceros cuando se inscriben en el registro de la propiedad del cantón donde está el bien; hasta ese momento, para el mundo el dueño sigue siendo el anterior.