La debida diligencia sobre una contraparte tiene fama de ser cara y lenta. En su versión mínima —la que evita la mayoría de los problemas— es gratuita y toma un cuarto de hora, y consiste en saber qué preguntar en cuatro registros distintos.

La primera consulta es el RUC en el SRI. Es pública, no requiere clave y devuelve razón social, estado del contribuyente, actividad económica registrada y situación de los establecimientos. El campo que decide es el estado: un RUC suspendido o pasivo significa que el contribuyente no está habilitado para operar con normalidad, y los comprobantes que emita en esa condición no sirven para sustentar crédito tributario ni costo. Descubrirlo antes de la primera factura cuesta quince segundos; descubrirlo después, un ejercicio fiscal.

La segunda es la situación societaria en la Superintendencia de Compañías. Ahí consta si la compañía existe, si está activa o disuelta y quién ejerce su representación legal. Es información distinta de la del SRI y responde otra pregunta: no si puede facturar, sino si existe como persona jurídica y quién puede obligarla. Firmar con alguien que no es el representante inscrito es un problema que no se arregla después.

La tercera aplica cuando hay un inmueble de por medio, sea como objeto del contrato o como garantía: el certificado de gravámenes del Registro de la Propiedad del cantón donde está el bien. Dice quién consta como propietario y qué cargas vigentes pesan sobre él —hipotecas, embargos, prohibiciones de enajenar, demandas inscritas—. Tiene una vigencia práctica corta, así que conviene pedirlo con pocos días de anticipación y, en montos relevantes, volver a pedirlo el día de la firma.

La cuarta aplica si el contrato involucra vehículos: el estado de multas y de valores pendientes. Las deudas siguen al vehículo y bloquean el traspaso, de modo que quien compra sin revisar hereda el problema. Y como la competencia de tránsito está repartida entre la Agencia Nacional de Tránsito, la Comisión de Tránsito y los municipios que la asumieron, una sola consulta no muestra todas: hay que revisar los sistemas de las entidades donde el vehículo pudo circular.

Hay una quinta verificación que no es un registro sino una lectura, y es la que más veces se omite: comprobar que la razón social con la que se firma es la misma que factura y la misma que va a responder. En grupos organizados por varias sociedades, contratar con una compañía instrumental y esperar que responda el grupo es una expectativa sin respaldo documental.

Nada de esto sustituye una diligencia profunda cuando el monto lo justifica. Pero la mayoría de los conflictos comerciales ordinarios no nacen de fraudes sofisticados: nacen de no haber mirado lo que estaba publicado y era gratis.