Hay una conversación que las empresas tienen cinco años tarde: la de cómo salir del sistema de facturación que contrataron. Se descubre el día en que se quiere cambiar de proveedor, y entonces aparece que los comprobantes de todo el histórico viven en una plataforma ajena y que recuperarlos «tiene un costo».
El punto de partida es jurídico y conviene tenerlo claro: los comprobantes electrónicos autorizados son documentos del contribuyente. El software es la herramienta que los generó, igual que una imprenta imprimía facturas preimpresas sin quedarse con ellas. Que el archivo esté alojado en la nube del proveedor no cambia de quién es el documento, pero sí puede cambiar quién puede recuperarlo en la práctica.
De ahí salen tres condiciones que deberían constar por escrito antes de firmar. Primera: que el comprobante se genere y se firme con la firma electrónica del propio emisor. Segunda: que los XML autorizados queden en poder de la empresa —descargados, en su propia infraestructura—, no únicamente accesibles mediante una interfaz. Tercera: que exista un procedimiento de exportación masiva, definido y sin costo desproporcionado, para el día en que se quiera migrar.
La verificación no es teórica: se comprueba pidiendo, durante la evaluación del proveedor, que exporte un mes completo de comprobantes en formato XML. Si eso toma una gestión comercial en lugar de un botón, ya está respondida la pregunta.
Para las empresas pequeñas hay además una comprobación previa que ahorra la mensualidad entera: el SRI publica dos herramientas gratuitas, un facturador web que genera, firma y envía comprobantes, y un facturador descargable que genera, firma y visualiza. Para un negocio con pocos documentos al mes resuelven el problema completo. La decisión de contratar un sistema pagado se justifica cuando hace falta integrar la facturación con inventario, cobranzas o punto de venta, o cuando el volumen hace inviable cargar cada documento a mano —no antes.
Vale también recordar algo que muchos negocios no saben y que les hace perder tiempo en ventanilla: para emitir electrónicamente no hay que solicitar ninguna autorización. El SRI autoriza de oficio a los contribuyentes obligados y les habilita los ambientes de pruebas y de producción. Lo único que se gestiona aparte es la firma electrónica.
El ambiente de pruebas existe precisamente para lo que su nombre indica. Emitir directo en producción con un sistema recién instalado es la causa más frecuente de los primeros comprobantes rechazados, y ese rechazo se convierte después en una conversación incómoda con el cliente que esperaba su factura.